Secretarul administrativ asigură suportul logistic și organizatoric pentru desfășurarea eficientă a activităților din cadrul instituției/companiei. Responsabilitățile principale includ gestionarea corespondenței, programarea întâlnirilor, redactarea de documente, arhivarea și distribuirea informațiilor. De asemenea, oferă asistență în organizarea evenimentelor, monitorizează fluxul de documente și asigură buna funcționare a activităților administrative de rutină, Operationale, contribuind la buna organizare și la respectarea termenelor limită.
ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
- Gestionarea fluxului de documente(Facturi, contracte, acte aditionale, alte documente conexe din fluxul operational) de la primire până la arhivare, respectând politica de confidențialitate.
- Redactarea, corectura și formatarea corespondenței oficiale, a rapoartelor și a altor documente administrative.
- Organizarea și gestionarea agendei, stabilirea întâlnirilor, asigurarea logisticii pentru evenimente și conferințe.
- Actualizeaza periodic conform procedurilor interne datele specifice si raportarea catre autoritatile locale (APC, ANAF, Garda de Coasta)
- Monitorizarea și distribuirea corespondenței interne și externe, asigurând transmiterea promptă a informațiilor.
- Gestionarea arhivei, inclusiv indexarea, sortarea și păstrarea documentelor în condiții optime.
- Introducerea datelor în sisteme informatice, verificarea acurateței și actualizarea informațiilor.
- Asigurarea bunei funcționări a echipamentelor de birou și a materialelor consumabile.
- Pregătirea de prezentări și materiale informative pentru conducere.
- Gestionarea evidenței documentelor justificative pentru decontări.
- Asigurarea respectării procedurilor administrative interne.
- Întocmirea de procese verbale și alte înregistrări ale ședințelor.
- Gestionarea corespondenței electronice, trierea mesajelor și prioritizarea răspunsurilor.
- Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura buna desfășurare a activităților (Finaciar, Resurse Umane, Aprovizionare, Operational)
- Întocmirea de situații statistice privind fluxul de documente.
- Asigurarea suportului administrativ pentru deplasări (rezervări, bilete, itinerarii).
CERINȚELE POSTULUI
- Studii Superioare / Medii
- Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniu (ex: secretariat, arhivă, gestionarea documentelor) reprezintă un avantaj.
- Certificat de absolvire a unui curs de operare pe calculator, cu accent pe pachetul Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
- Cunoștințe de limbi străine (engleză)
Descrierea companiei
La Maersk avem o viziune care este mai mare decat oceanul: sa fim un adevarat integrator al logisticii containerelor, conectand si simplificand lantul de aprovizionare al clientilor nostri prin solutii globale end-to-end. Ne bazam pe oamenii nostri pentru a realiza acest lucru.
Alaturandu-va Maersk, veti deveni parte dintr-o calatorie revolutionara catre consolidarea concentrarii pe a deveni o companie cu adevarat centrata pe client, care sa serveasca nevoile individuale ale clientilor nostri.
Maersk Tankers
