Job Secretara @ HSL Solutions nou

📢 ANGAJĂM: Secretară

📍 Locație: Ștefăneștii de Jos (birou)

🏢 Angajator: HSL Solutions – companie specializată în uși tehnice, metalice, automate, rezistente la foc și industriale

🔎 DESPRE NOI

HSL Solutions este una dintre cele mai respectate companii din România, specializată în importul și distribuția de uși tehnice – uși metalice, uși rezistente la foc, uși industriale și soluții pentru spații comerciale, clădiri publice, spitale, hale și ansambluri rezidențiale.

Suntem în plin proces de creștere și căutăm o persoană organizată și atentă la detalii, care să preia responsabilitățile actualei secretare și să asigure buna funcționare a activităților administrative.

🛠️ CE VEI FACE (RESPONSABILITĂȚI)

• Menții evidența corespondentei (emailuri, plicuri poștale), actualizezi agenda telefonică a firmei.
• Preiei și direcționezi apelurile telefonice, oferi informații clienților interesați de produsele firmei.
• Primești vizitatori (clienți, parteneri de afaceri), asiguri protocolul corespunzător.
• Întocmești facturi proforme, încasezi și eliberezi chitanțe, când este cazul.
• Eliberezi, completezi și arhivezi documente precum: note de livrare, note de transport, contracte de vânzare-cumpărare, procese verbale de recepție, certificate de garanție, declarații de conformitate/performanță.
• Pregătești, transmiți și arhivezi documentația pentru importuri (facturi, CMR, cod UIT, packing list).
• Întocmești dosarul lunar necesar departamentului de contabilitate, atât în format electronic cât și fizic, și îl transmiți către contabilitate.
• Obții oferte și transmiți comenzi pentru materiale consumabile și alte necesități ale firmei.
• Ții evidența ambalajelor și transmiți lunar raportările către organizațiile din domeniu.
• Întocmești AWB pentru transporturi și urmărești statusul livrărilor (Fan Courier, Gebrüder Weiss, DPD etc.) .
• Menții legătura cu agențiile de turism și voiaj pentru organizarea transportului și cazării la deplasările în interes de serviciu.
• Programezi interviuri și audiențe.
• Copiezi, redactezi, tehnoredactezi și arhivezi (fizic și electronic) diferite materiale.

✅ Candidatul ideal

• Abilități:
• Organizare și atenție la detalii
• Comunicare clară, atât verbal cât și scris
• Cunoștințe de operare PC (Word, Excel, Outlook)
• Capacitatea de a prioritiza și a gestiona sarcini multiple
• Experiență:
• Experiența anterioară într-un rol administrativ/secretariat reprezintă un avantaj
• Atitudine:
• Seriozitate și responsabilitate
• Dorință de a învăța și de a se adapta
• Spirit de echipă și proactivitate

🎁 CE ÎȚI OFERIM

• Salariu motivant, corelat cu experiența
• Mediu de lucru stabil și profesionist
• Perioadă de tranziție pentru preluarea treptată a responsabilităților de la actuala secretară
• O echipă serioasă, dar prietenoasă
• Contract de muncă pe perioadă nedeterminată

🎯 CUM TE VEI INTEGRA

• Vei lucra direct cu echipa de management și cu departamentele de vânzări și achiziții
• În primele luni vei fi sprijinit(ă) pentru a înțelege fluxurile și procedurile interne
• Vei deveni persoana-cheie pentru organizarea și buna funcționare a biroului